Warum ist das so? Nun, es liegt in der Natur der Sache, dass bei einem Integrierten Managementsystem, d.h. ein Managementsystem, welches für mehrere Normen aufgestellt wird, einerseits der Umfang der benötigten Dokumentation steigt und darüber hinaus auch die Anzahl Personen, die damit beschäftigt sind, steigen. Die Problematik, warum trotz einer einheitlichen High Level Structure die Dokumentation zum Problem wird, ist relativ einfach: Die Dokumentation wird durch die Mitarbeiter erstellt und dabei ist jeweils der Inhalt im Fokus, der für die Norm, die der Mitarbeiter vor Augen hat, von Relevanz ist. Wenn nun dieser Inhalt auch für eine zweite Norm von Relevanz ist, gibt es zwei Möglichkeiten: Es wird ein Dokument erstellt und für beide Normen verwendet. Bei dieser Variante kann es sein, dass das Dokument inhaltlich ein Kompromiss werden muss, da ggf. Inhalte existieren, die einer von beiden vielleicht gar nicht im Fokus hat. Darüber hinaus ist eine entsprechende inhaltlich Abstimmung nötig, was spätestens bei einer dritten Norm sehr komplex werden dürfte. Problematisch ist hierbei auch der Änderungsprozess, da sich die Dokumentenlenkung bei einem Änderungswunsch auf beide Normen auswirkt.
Betrachten wir den anderen Fall, bei dem zwei separate Dokumente erstellt werden. Hier ist der Erstellungsprozess zwar einfacher, aber es gibt wesentliche inhaltliche Bestandteile, die durchaus gleich sein dürften. Hier besteht eine wesentliche Problematik ebenfalls im Änderungsprozess, da Änderungen manchmal dann an beiden Dokumenten vorgenommen werden müssen.
Inhaltlich gilt für beide Wege: Die Anzahl der Dokumente sowie die inhaltlichen Abhängigkeiten zu anderen Dokumente werden so groß, dass diese Komplexität kaum beherrschbar wird. Das Ergebnis ist eine nicht konsistente Dokumentation.
Übrigens kann diese Art der Komplexität nicht durch den Einsatz von mehr menschlichen Ressourcen gelöst werden.
Sind IT-Systeme die Lösung?
Es gibt am Markt viele IT-Lösungen für den Einsatz in Managementsystemen. Alle versprechen, dass damit vieles viel einfacher und schneller geht. Wenn man genau hinschaut haben die meisten Systeme allerdings eines gemeinsam: Sie verwalten die Inhalte des Managementsystems dokumentenorientiert. Mit diesem Hintergrund ist es zwar richtig, dass die Systeme einiges vereinfachen aber das Komplexitätsproblem im Hinblick auf eine konsistente Dokumentation des Integrierten Managementsystems können auch sie nicht lösen. In der heutigen Zeit muss es doch aber dafür eine Lösung geben!?
Modellbasierte Dokumentation
Bei der modellbasierten Dokumentation wird das gesamte Unternehmen, d.h. Aufbau, Ablauf, Qualifikationen, Kompetenzen, u.s.w. in einem in sich schlüssigen, überwiegend grafischen Modell aufgebaut. Die Modellierung ist so angelegt, dass Änderungen nur an einer Stelle erfolgen müssen. Dieser Datenbestand bildet alle Informationen ab, die für das gesamte Integrierte Managementsystem erforderlich sind. Im Grunde genommen ist es beliebig, welche und viele Normen integriert werden sollen.
Genaugenommen ist ein solches Modell bereits eine ausreichende Dokumentation, allerdings sprechen auch Punkte für einen dokumentbasierenden Ansatz. Beispielsweise möchte in Mitarbeiter wissen, was für ihn und seine Tätigkeit wirklich relevant sind. Aus diesem Grund scheint der modellbasierende Ansatz zwar deutlich besser, wartungsfreundlicher und konsistenter zu sein, dennoch führt in der Praxis an Dokumenten kein Weg vorbei.
Aus diesem Grund besteht mit ARCWAY Cockpit die Möglichkeit, den modellbasierenden Ansatz umzusetzen und daraus vollautomatisch eine dokumentenorientierte Dokumentation zu erstellen. Das Modell wird hierbei ausgelesen und alle Dokumente werden generiert. Dies stellt sicher, dass alle Dokumente sowohl in sich als auch zuneinander konsistent sind. Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Dokumentenqualität bei deutlich niedrigerem Wartungs- und Pflegeaufwand.
