Betrachten wir an dieser Stelle einmal den Teil der sog. „Vorgabedokumente“. Dies ist der Teil der dokumentierten Information, mit dem beschrieben wird, wie gearbeitet und gehandelt werden soll. Diese Dokumente, zu denen bspw. auch Prozessbeschreibungen, Stellenbeschreibungen etc. gehöhren, haben einen lehrenden bzw. anweisenden Charakter. Häufig werden solche Dokumente erstellt und es wird davon ausgegangen, dass diese relativ statisch sind und sich kaum verändern. Es entstehen über die Zeit meist viele einzelne Dokumente.
Die Problematik besteht in diesem Zusammenhang darin, dass es in der Praxis eben doch häufiger ein Änderungsbedarf ergibt, als man zunächst gedacht hat. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Dokumente gegenseitig beeinflussen. Wenn sich z.B. ein Prozess ändert, kann dies Auswirkungen auf andere Prozesse, auf die Stellenbeschreibungen und auf einige weitere Dokumente haben. Diese Komplexität und Abhängigkeiten zu erkennen, ist in der Praxis ein großes Problem. Das Resultat ist großer Pflegeaufwand und ein Dokumentenbestand, der zueinander nicht schlüssig und konsistent ist.
Wie lässt sich dieses Problem in den Griff bekommen? Die erste Antwort ist immer: „Ein System muss her. Mit dem Einsatz einer IT-Lösung sollte das doch kein Problem sein.“
Nimmt man allerdings verschiedene Lösungen unter die Lupe, zeigt sich, dass viele Lösungen und Systeme hier zwar ein wenig helfen, in dem die Änderungen etwas einfacher gemacht werden können, automatische Versionierungen existieren und mit vielen weiteren Vorteilen geworben wird, jedoch haben viele Lösungen weiterhin ein Problem: Die Inhalte werden im Kontext eines Dokumentes gepflegt und die Auswirkungen auf andere Dokumente werden nur sehr begrenzt ersichtlich! Das eigentliche Problem wird dadurch gar nicht oder nur teilweise gelöst.
Woran liegt das?
Der Hauptgrund dürfte sein, dass die meisten Tools bspw. die Prozesse zueinander isoliert betrachten. Wenn ein Prozess verändert wird, kann das System nicht erkennen, ob es einen Impact auf andere Prozesse gibt. Von Auswirkungen zu weiteren Artefakten und Dokumenten ganz zu schweigen.
Wie lässt sich das Problem lösen?
Der Schlüssel zur Lösung liegt darin, dass alle Informationen miteinander vernetzt werden müssen. Dies ist bspw. mit einem „Integrierten Modell“ des Unternehmens umsetzbar.
Mit ARCWAY Cockpit erstellen wir eine modellbasierte und automatisierte Dokumentation, indem wir ein maßgeblich grafisches Modell des Unternehmens anlegen, bei dem alles miteinander vernetzt wird. Prozesse, Stellen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Risiken, u.v.m.
Dieses Modell stellt die Grundlage für die gesamte Dokumentation dar. Wird ein Prozess geändert, ändert sich das Modell. Gepflegt und aktualisiert wird nur das Modell, kein Dokument. Wird die Dokumentation auf Basis des Modells neu erstellt (generiert), so sind alle betreffenden Dokumente aktualisiert. Nur durch Einsatz eines voll vernetzten Modells und einer darauf basierenden, automatischen Dokumentengenerierung ist es möglich, den Wartungs- und Pflegeaufwand wirklich zu reduzieren und vor allem die Dokumentenqualität entsprechend zu erhöhen.
